Электронный чек за онлайн-покупку: когда авансовый отчет примут без бумажного чека

Правильный вопрос — не «есть ли чек», а «тот ли это чек»

В моменте кажется, что ничего страшного не произошло: сотрудник оплатил покупку, приложил подтверждение, бухгалтер принял отчет. Многие уверены, что любой документ об оплате подтверждает расход. На практике всё не так однозначно: не каждый документ, который выглядит как чек, является кассовым чеком, а значит, и подтверждением расходов.

Почему электронный чек равен бумажному

По Закону № 54-ФЗ кассовый чек — первичный учетный документ, и он может быть выдан покупателю как на бумаге, так и в электронной форме. При расчетах через интернет продавец обычно направляет чек на электронную почту или телефон, который покупатель указал при оплате.

ФНС в письме от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ прямо указала: если кассовый чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», он является документом, подтверждающим расходы. Это относится и к скан-образу чека с хорошо читаемым QR-кодом.

Отсюда первая практическая проверка: отсканируйте QR-код электронного чека в приложении ФНС. Нашелся — у вас фискальный документ, а не просто письмо от магазина.

Три реквизита, без которых расход не подтвердить

Обязательные реквизиты кассового чека перечислены в пункте 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. Для подтверждения расхода бухгалтеру важнее всего:

1. Наименование услуги или товара. Минфин в письме от 18.11.2024 № 03-03-06/1/114196 отдельно напомнил: кассовый чек должен содержать наименование услуг. Чек с позицией «Оплата заказа № 12345» без расшифровки — повод для вопросов. Хороший чек за мобильный интернет выглядит так: «Пакет мобильного интернета 5 ГБ на 30 дней, Турция».

2. Реквизиты продавца. Наименование продавца и его ИНН, дата и время расчета, адрес места расчетов — для онлайн-покупки это адрес сайта, признак расчета «приход», форма расчета «безналичными», ставка и сумма НДС или отметка «без НДС», регистрационный номер ККТ, номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

3. QR-код. Именно он позволяет проверить чек в приложении ФНС и подтвердить, что документ настоящий.

Корпоративная карта: наименование и ИНН покупателя

Если сотрудник платил корпоративной картой организации, это расчет между организацией и продавцом. По пункту 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ в таком чеке дополнительно указываются наименование покупателя и его ИНН.

На практике интернет-магазины при оплате картой не знают, что платит организация. Поэтому правильная схема такая: при покупке корпоративной картой сотрудник указывает реквизиты организации в заказе, если продавец это позволяет, или запрашивает у продавца чек с реквизитами компании либо счет на организацию.

Если сотрудник платил личной картой, а потом получил возмещение по авансовому отчету, это расчет с физическим лицом, и реквизиты покупателя в чеке не обязательны.

«Чек» из банковского приложения — не кассовый чек

Частая ошибка: вместо кассового чека сотрудник прикладывает скриншот операции из мобильного банка. Минфин в письме от 25.02.2025 № 03-07-14/17775 объяснил, что банки при выполнении банковских операций контрольно-кассовую технику не применяют. Значит, документ из банковского приложения — не кассовый чек, он подтверждает только факт списания денег.

Такой документ полезен как подтверждение оплаты, но сам по себе не подтверждает, что именно куплено. Нужен еще документ об услуге — кассовый чек продавца, акт или хотя бы подтверждение заказа с описанием услуги.

Как это выглядело в реальных спорах

Мелкие онлайн-покупки в командировке. Для пакета мобильного интернета, билета на аэроэкспресс или подписки на рабочий сервис чека обычно достаточно (письма Минфина от 08.08.2024 № 03-03-06/1/74189 и от 02.09.2024 № 03-03-07/82937).

Расходы на УСН. Суды бывают строже. В постановлении 14 ААС от 03.07.2024 по делу № А66-15/2024 суд указал, что для учета расходов на УСН, помимо кассового чека, нужны первичные документы, свидетельствующие о связи расходов с деятельностью организации.

Иностранный продавец. Если продавец иностранный и российский кассовый чек не выдает, вместо него будет инвойс или письмо-подтверждение на иностранном языке. К нему нужен построчный перевод и документ об оплате.

Что советуют эксперты

• Проверяйте чек в приложении ФНС. QR-код на чеке — самый быстрый способ отличить фискальный документ от письма магазина.

• Требуйте наименование услуги. Чек без расшифровки покупки — повод запросить у сотрудника дополнительное подтверждение.

• При оплате корпоративной картой — реквизиты организации. Заранее просите продавца указать наименование и ИНН компании в чеке.

• Не принимайте скриншот из банка вместо чека. Он подтверждает только списание денег, но не то, что именно куплено.

• Подкрепляйте экономическую обоснованность. Служебное задание, приказ о командировке или короткая служебная записка свяжут покупку с работой.

• Закрепите правила во внутренних документах. В учетной политике или положении о подотчетных суммах — что электронные чеки принимаются в распечатанном виде или файлом, и кто проверяет их в приложении ФНС.

Что закрепить во внутренних документах

В учетной политике или положении о подотчетных суммах — что электронные кассовые чеки принимаются в распечатанном виде или в виде файла, и кто проверяет их в приложении ФНС.

В положении о командировках — какие онлайн-покупки допускаются (связь, транспорт, сервисы для работы) и какие документы по ним нужны.

В инструкции для сотрудников — простое правило: при оплате в интернете указывать рабочую почту, чтобы электронный чек сразу приходил туда, где его увидит бухгалтерия, и не прикладывать скриншоты из банка вместо чеков.