Акт сверки с контрагентом в 2026 году: как составить, подписать и проверить задолженность

Что такое акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки — это документ, в котором стороны отражают операции по взаимным расчетам за определенный период. В нем можно увидеть поставки, оказанные услуги, произведенные платежи, начисления и итоговое сальдо.

Главная задача акта — сопоставить данные двух организаций. Например, по бухгалтерскому учету покупателя задолженность поставщику составляет 50 000 рублей, а поставщик считает, что должен получить 70 000 рублей. При сверке стороны смогут определить, из-за какой операции возникло расхождение.

Сам по себе акт сверки не заменяет первичные документы. Основанием для отражения хозяйственных операций остаются договоры, УПД, накладные, акты выполненных работ, платежные документы и другие документы, предусмотренные законодательством и договором.

Когда стоит проводить сверку с контрагентом

Проводить сверку можно в любой момент, когда необходимо проверить состояние взаиморасчетов.

На практике акт особенно полезен:

• перед закрытием договора;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и проведением инвентаризации расчетов;
• при наличии дебиторской или кредиторской задолженности;
• перед крупной сделкой или продлением договора;
• при длительном сотрудничестве с поставщиком или покупателем;
• перед обращением в суд для взыскания задолженности;
• при обнаружении расхождений в бухгалтерском учете;
• перед списанием безнадежной задолженности.

Федеральный закон № 402-ФЗ предусматривает проведение инвентаризации активов и обязательств, а конкретные случаи и порядок ее проведения определяются законодательством и применяемыми бухгалтерскими стандартами.

Как составить акт сверки

Единой формы для большинства коммерческих организаций нет, поэтому компании могут разработать собственный шаблон. При этом документ должен позволять однозначно определить стороны, период сверки, хозяйственные операции и итоговые расчеты.

Обычно документ составляют по следующему алгоритму.

1. Определите период сверки

Сначала указывают период, за который необходимо сопоставить расчеты.

Это может быть:

• месяц;
• квартал;
• полугодие;
• год;
• период действия конкретного договора;
• любой другой согласованный сторонами промежуток.

Если сверка проводится перед закрытием договора, удобно брать период от начала действия договора до даты фактического окончания расчетов.

2. Соберите документы

Перед заполнением акта бухгалтеру необходимо проверить данные учета и собрать документы, на основании которых отражались операции.

В зависимости от ситуации понадобятся:

• договор и дополнительные соглашения;
• УПД;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ или оказанных услуг;
• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• банковские выписки;
• документы по возвратам;
• документы по корректировкам и зачетам.

Для проверки расчетов могут использоваться данные соответствующих бухгалтерских счетов, в том числе счетов учета расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами.

3. Заполните реквизиты сторон

В верхней части акта указывают сведения об обеих организациях.

Рекомендуется включить:

• название документа;
• дату и номер акта;
• период сверки;
• полное наименование сторон;
• ИНН и КПП;
• ОГРН или ОГРНИП;
• реквизиты договора;
• дату заключения договора.

Чем подробнее заполнена эта часть документа, тем проще в дальнейшем установить, какие именно обязательства и операции подтверждает акт.

4. Отразите операции

Основная часть акта представляет собой таблицу.

В ней указывают:

• дату операции;
• номер и дату первичного документа;
• содержание операции;
• сумму;
• дебет и кредит;
• начальное и конечное сальдо.

Обычно сначала в акте отражаются данные одной стороны. Затем документ направляют контрагенту, который проверяет операции по своему учету и при необходимости дополняет или исправляет сведения.

5. Определите конечное сальдо

После отражения всех операций рассчитывают итоговое состояние расчетов.

Если данные совпадают, в акте можно зафиксировать, что задолженность отсутствует либо указать сумму долга одной стороны перед другой.

Например:

«По состоянию на 31 декабря 2026 года задолженность ООО „Альфа“ перед ООО „Бета“ составляет 50 000 рублей».

Если задолженности нет:

«По состоянию на 31 декабря 2026 года задолженность между сторонами отсутствует».

Такая формулировка позволяет однозначно зафиксировать результат проведенной сверки.

Кто должен подписывать акт сверки

Акт должен подписывать руководитель либо другой сотрудник, имеющий необходимые полномочия.

Если документ подписывает бухгалтер или другой работник, важно проверить наличие соответствующих полномочий. Это особенно существенно, когда акт содержит признание задолженности.

Наличие подписи само по себе не означает, что любой сотрудник автоматически получил право признавать долг от имени организации.

Что делать, если данные не совпали

Расхождения между данными сторон встречаются достаточно часто. Это не обязательно означает ошибку бухгалтера.

Причиной могут быть:

• разные даты отражения одной операции;
• неучтенный платеж;
• отсутствие первичного документа у одной из сторон;
• возврат товара, который не отражен в учете;
• техническая ошибка;
• неправильное указание суммы;
• различия в начальном сальдо;
• корректировочные документы, отраженные в разные периоды.

В такой ситуации не стоит просто подписывать акт с неправильными цифрами.

Сначала необходимо установить причину расхождения. После этого стороны могут оформить акт с разногласиями либо обменяться уточненной информацией и повторно провести сверку.

К спорному акту желательно приложить документы, подтверждающие позицию каждой стороны.

Имеет ли акт сверки юридическую силу

Акт сверки не создает задолженность сам по себе. Он фиксирует состояние расчетов, сформированное на основании других документов.

Однако подписанный уполномоченным лицом акт может иметь важное значение при разрешении спора о долге.

В частности, статья 203 ГК РФ предусматривает перерыв течения срока исковой давности при совершении обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. В судебной практике акт сверки, подписанный уполномоченным представителем должника, может рассматриваться как такое действие.

Поэтому перед подписанием акта важно внимательно проверить не только суммы, но и полномочия человека, который ставит подпись.

Может ли акт сверки заменить первичные документы

Нет.

Акт сверки показывает итог расчетов между сторонами, но не заменяет договор, УПД, накладную, акт оказанных услуг или платежное поручение.

Если необходимо доказать, откуда возникла задолженность, придется подтвердить соответствующие операции первичными документами.

Поэтому при проведении сверки бухгалтеру желательно не ограничиваться сравнением итоговых сумм, а проверять каждую существенную операцию.

Что проверить перед подписанием

Перед тем как направить акт контрагенту или подписать полученный документ, проверьте:

• совпадает ли период сверки;
• правильно ли указаны реквизиты сторон;
• соответствует ли начальное сальдо данным учета;
• все ли поставки и услуги отражены;
• учтены ли платежи;
• отражены ли возвраты и корректировки;
• совпадают ли номера первичных документов;
• правильно ли рассчитано конечное сальдо;
• имеет ли подписант необходимые полномочия.

Особое внимание стоит уделить документам по крупным суммам и старой задолженности.

Акт сверки в 2026 году: кратко

Акт сверки остается практическим инструментом контроля расчетов с контрагентами. Для коммерческих организаций его форма, как правило, определяется сторонами, если иное не установлено применимыми правилами или договором.

Главное — корректно отразить период, операции, документы и итоговое сальдо, а также обеспечить подписание уполномоченными представителями.

Если в расчетах обнаружены расхождения, сначала нужно установить их причину и только после этого фиксировать итоговую задолженность.

Итог: грамотно оформленный акт сверки позволяет своевременно обнаружить ошибки, подтвердить состояние расчетов и снизить риск споров с контрагентами. При этом перед подписанием документа важно проверить не только арифметику, но и документы, на основании которых сформирована задолженность.